Robotic-Process-Automation (RPA) ermöglicht die Automatisierung von routinemäßigen und sich wiederholenden Aufgaben. In Hamburg sind derzeit 50 sogenannte Software-Roboter – auch Bots genannt – in der Verwaltung aktiv. Diese Bots erledigen Aufgaben im Umfang von über 130.000 Arbeitsstunden und die Einführung weiterer Bots ist bereits in Planung.
Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg, hebt hervor, dass RPA es ermöglicht, regelbasierte Prozesse in kurzer Zeit zu automatisieren. Dies führt zu Zeitersparnis und effizienteren Verwaltungsabläufen, von denen die Bürger profitieren. Um sicherzustellen, dass die Bots dort eingesetzt werden, wo sie am meisten benötigt werden, werden die Mitarbeitenden in den Entwicklungsprozess eingebunden. RPA wird als Beispiel für den erfolgreichen Einsatz innovativer Technologien in der Verwaltung angesehen.
Seit 2021 sind die ersten Bots in der Verwaltung Hamburgs aktiv. Diese Bots übernehmen sowohl dauerhafte Aufgaben als auch solche, die einmalig eine größere Menge an Arbeit bewältigen müssen.
Die RPA-Bots arbeiten nach festen Wenn-Dann-Regeln. Sie automatisieren Prozesse, die zuvor manuell in verschiedenen IT-Systemen durchgeführt werden mussten, wodurch die Verwaltungsmitarbeitenden Zeit für andere Aufgaben gewinnen. In einigen Fällen hilft RPA auch, steigende Fallzahlen abzufedern, die sonst zusätzliche Stellen erforderten.
Ein konkretes Beispiel ist die Einmalzahlung der Energiepauschale an Studierende. Hierbei mussten rund 100.000 Dokumente verarbeitet und gesetzeskonform aufbewahrt werden. Manuell hätte es etwa zwei Minuten pro Dokument gedauert, diese in die elektronische Akte einzufügen. Da dies kurzfristig nicht von den Mitarbeitenden allein bewältigt werden konnte, übernahmen die RPA-Bots die automatische Ablage der Dokumente in der e-Akte. Die Behörde konnte so ihrer gesetzlichen Pflicht zur Dokumentenaufbewahrung nachkommen, unterstützt durch die Zusammenarbeit mit dem Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei sowie dem IT-Dienstleister Dataport.
Die Hamburger Verwaltung plant kontinuierlich weitere Automatisierungen. Ein Schwerpunkt liegt auf modularen Bots, die in verschiedenen Verwaltungsbereichen eingesetzt werden können. Dies betrifft sowohl die Ablage von Unterlagen in der e-Akte als auch die automatisierte Abfrage von Daten im Melderegister für spezifische Antragsprüfungen. Einmal entwickelte RPA-Module können dabei kostengünstig mehrfach verwendet werden. Zusätzlich zu den wiederverwendbaren Bots werden auch maßgeschneiderte Automatisierungen entwickelt.
In Zukunft könnten weitere Technologien wie Künstliche Intelligenz und Low-Code-Plattformen mit RPA kombiniert werden. Beispielsweise könnte ein KI-Modul die Art eines erforderlichen Nachweises identifizieren, während ein RPA-Bot die Dokumente automatisch dem entsprechenden Fall im IT-System zuordnet. Solche technologischen Kombinationen könnten neue Synergien schaffen und die Effizienz weiter steigern.
Dieser Text basiert auf einer Pressemitteilung von Hansestadt Hamburg / Veröffentlicht am 17.07.2024
