Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren dank der globalen Pandemie dramatisch verändert. Was vor wenigen Jahren noch unmöglich erschien, ist heute Alltag: Homeoffice und mobiles Arbeiten sind gekommen, um zu bleiben. Aber in unserer heutigen Welt, in der täglich mehr vernetzt und digitalisiert wird, wie sieht es da eigentlich mit Vis-à-Vis-Besuchen aus? Haben Geschäftsreisen noch die gleiche Bedeutung, Notwendigkeit und Relevanz wie zuvor?
Die traditionelle Rolle von Geschäftsreisen vs. Digitalisierung
Ohne Zweifel haben Geschäftsreisen für eine sehr lange Zeit eine, wenn nicht die größte und entscheidendste Rolle im Geschäftsleben gespielt. Persönliche Treffen ermöglichen das Aufbauen von Beziehungen, das Schaffen von Vertrauen und den Ausbau des eigenen und des Firmennetzwerkes. Face-to-Face-Kommunikation war oft der Schlüssel zum Erfolg bei Verhandlungen, Teamarbeit und Kundenbindung. Kaum verwunderlich, waren doch vor noch so gar nicht allzu vielen Jahren Smartgeräte und Videokonferenzen nur selten bis gar nicht vertreten – und über das Festnetz sind Diskussionen nun wirklich nicht ideal. Lediglich persönliche Interaktionen ermöglichen es, subtile Signale und Emotionen und zwischenmenschliches Zwischen-den-Zeilen-Lesen zu erfassen – und die gehen in virtuellen Meetings oft verloren.
Mit dem Aufkommen des Homeoffice und der Welle und Weiterentwicklung digitaler Kommunikationstools hat sich jedoch ein Wandel vollzogen. Die Pandemie zwang Unternehmen, ihre Arbeitsmodelle anzupassen – und die meisten von uns entdeckten die Effektivität von virtuellen Meetings und Konferenzen. Technologische Fortschritte ermöglichen mittlerweile nahezu nahtlose Kommunikation auch über große Entfernung bis zum anderen Ende der Welt. Mitarbeiter können sich in Echtzeit austauschen, Daten teilen und gemeinsam an Projekten arbeiten, ohne physisch anwesend zu sein – und auch jetzt nach der Pandemie bleibt das Homeoffice bestehen, mit einem guten Viertel aller Deutschen in den eigenen vier Wänden, statt im Büro. Der Bedarf oder auch Nutzen eines tatsächlichen Zusammenkommens rückte dabei dramatisch in den Hintergrund.
Arbeitskulturauswirkungen & Zusammenarbeitsherausforderungen
Doch auch wenn digitale Meetings unbestreitbar zeiteffizienter und nachhaltiger sind, fehlt da eben doch was; und das ist ihr Einfluss auf die Arbeitskultur. Persönliche Treffen ermöglichen es Mitarbeitern, sich besser kennenzulernen, Teamgeist aufzubauen und eine gemeinsame Unternehmenskultur aufzubauen – und genau das ist es, was auch Geschäftsreisen weiterhin noch so wichtig macht. Informelle Interaktionen können oft nicht durch virtuelle Meetings ersetzt werden und die zunehmende Abhängigkeit von virtuellen Kommunikationstools könnte daher langfristige Auswirkungen auf die Zusammenarbeit und das Engagement aller Beteiligten haben. Ganz besonders, da es diese informellen Zusammentreffen sind, die Innovation und Kreativität fördern. Hier werden neue Ideen ausgetauscht, gebrainstormt und clevere Lösungen für Probleme entwickelt. Es sind oft diese Ideen und Erfahrungen, die zu unerwarteten Durchbrüchen führen – und Unternehmen müssen daher abwägen, ob der Verlust dieser kreativen Dynamik durch eher passive virtuelle Meetings tatsächlich vollständig ausgeglichen werden kann.
Und trotz der vielen Fortschritte in der virtuellen Kommunikationstechnologie bleiben einige Herausforderungen bestehen. Technische Probleme wie schlechter Internetverbindungen oder Audio-/Videoausfälle können die Effektivität von virtuellen Meetings beeinträchtigen – und im schlimmsten Fall den Unterschied ausmachen zwischen Erfolg und Niederlage, vor allem wenn es um schnelllebige Bewerbungen, Vertragsverhandlungen, oder den Aufbau potenzieller neuer Geschäftsverbindungen geht. Darüber hinaus kann es schwierig sein, nonverbale Signale und Emotionen über den Bildschirm hinweg zu interpretieren, was schnell zu ungewollten Missverständnissen führen kann. Unternehmen sollten daher zusätzlich auch immer sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter angemessen geschult sind, um solche recht modernen Herausforderungen zu meistern. Nichts kann den menschlichen Touch ersetzen – sei es ein Händedruck, eine Umarmung oder auch einfach nur ein Lächeln. Es sind diese persönlichen Treffen, die es ermöglichen, eine tiefere Verbindung zu unseren Mitmenschen aufzubauen und Beziehungen zu erweitern. Und diese zwischenmenschlichen Beziehungen können entscheidend für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens sein.
Kosten-Nutzen-Analyse von Geschäftsreisen
Doch auch mit Homeoffice und mobilem Arbeiten im Spiel ist die Anzahl der Geschäftsreisen im Vergleich von 2021 auf 2022 bereits wieder um 78 % gestiegen – auch wenn der Gesamtpegel mit 13 % weiterhin unter dem Niveau von vor der Pandemie liegt. Sie bleiben unverzichtbar, wenn es um das Pflegen von Kundenbeziehungen geht, das Sichern neuer Aufträge, oder schlichtweg der Präsenz auf Messen und anderen Veranstaltungen. Es ist also definitiv weiterhin Notwendigkeit zu finden, die allerdings bei der Diskussion über die Relevanz von Geschäftsreisen mit deren Kosten verglichen werden muss. Sei es Flüge, Unterkünfte oder Verpflegung, Zeitverluste und somit gleichzeitig Arbeitsausfälle – und potenzielle Umweltauswirkungen der Reise. Unternehmen stehen daher jetzt mehr denn je vor der Herausforderung, die erzielten Ergebnisse von Geschäftsreisen mit den Kosten in Einklang zu bringen. Sind persönliche Treffen wirklich notwendig, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, oder können sie durch virtuelle Alternativen ersetzt werden?
Für Unternehmen, die weiterhin auf Geschäftsreisen setzen, gibt es jedoch einige Empfehlungen, um diese effektiver zu gestalten. Die Nutzung von Technologien wie Videokonferenzen und virtuellen Arbeitsplattformen kann direkt dabei helfen, deren Kosten zu senken. Sie sollten stets strategisch genug geplant sein, um sicherzustellen, dass sie einen klaren Mehrwert bieten – sei es durch Kundenbesuche, wichtige Meetings oder Team-Building-Aktivitäten. Der ideale Transport spielt eine große Rolle. Insbesondere bei größeren Reisen können Mitarbeitern durch Flughafentransferservices in komplexen Großstädten wie Düsseldorf, Frankfurt oder München nicht nur eine stressfreie An- und Abreise garantiert werden, sondern auch Komfort und Bequemlichkeit – welche zu zusätzlicher Zeitersparnis und Effizienz beitragen, indem Wartezeiten und Verzögerungen minimiert werden.
Auch wenn es schwer vorherzusagen ist, wie sich die Bedeutung von Geschäftsreisen in Zukunft entwickeln wird, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch weiterhin relevant bleiben, realistisch. Während einige Unternehmen möglicherweise weiterhin auf persönliche Interaktionen setzen, könnten andere noch verstärkter auf virtuelle Lösungen umsteigen, um Kosten zu senken, die andernorts im Unternehmen für mehr Effizienz sorgen können. Es wird wahrscheinlich lang Zeit eine Mischung aus beidem geben, wobei individuell entschieden werden muss, welche Ansätze am besten zu welchem Betrieb passt.
